A nova era da gestão jurídica: inovação, tecnologia e legal operations

A gestão jurídica tradicionalmente baseada em pessoas, processos e tecnologia (PPT) tem sido a abordagem clássica nas últimas décadas. Especialistas aplicando conhecimentos da ciência administrativa e adequando-a aos ambientes jurídicos (rotinas operacionais, táticas e estratégicas jurídicas), constituíram áreas de controladorias jurídicas, desenhando seus processos gerenciais, treinando pessoas para observação contínua desses processos e aplicando algumas tecnologias disponíveis e especializadas no segmento jurídico. Essa foi a jornada até então praticada por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que queriam alcançar um crivo de organização, controle de entregas robustas de serviços jurídicos. 

Esse modelo – sempre adequado e desenvolvido ao longo desses anos – coloca o foco nas habilidades e competências dos profissionais (pessoas), nos procedimentos internos (processos) e no uso de tecnologias para otimizar as atividades e entregas (de gestão e jurídicas). No entanto, com a era digital e a rápida evolução tecnológica vivida na última década, especialmente nos últimos 3 anos, tornou-se evidente que o modelo, método “isolado” que chamamos de PPT (Pessoas, Processos e Tecnologia),  já não é mais capaz de enfrentar os desafios e a complexidade das atuais demandas da gestão jurídica. 

Em uma primeira fase, se podemos assim dizer, no âmbito operacional, inúmeras de atividades da rotina jurídica foram ou estão sendo substituídas por bots (robôs). Na seara tática – segunda fase, construção de números, indicadores e estatísticas passaram a ser tarefas de máquinas – plataformas especializadas em consolidação de dados (e daí surgiu o conceito de ‘plataformização’: tecnologias especializadas para demandas específicas com aprendizado de máquina). Já na terceira fase, hodiernamente vivida, estamos diante do uso de IA (inteligência artificial) para, a partir do desenvolvimento de prompts, usarmos a tecnologia para nos ajudar a ‘pensar’ no Direito, auxiliar-nos a (re)pensar as oportunidades e lacunas da gestão dos ambientes e negócios jurídicos. Prompts desenvolvidos e treinados para nos responder ou entregar-nos informações que levaríamos horas, dias, talvez semanas, para alcançarmos através dos modelos análogicos de trabalho até então desenvolvidos.

O conceito-modelo de Legal Operations (ou Legal Ops) difundido de forma vertiginosa nos últimos dois anos no Brasil, desenvolvido e consolidado em alguns países do mundo, propõe uma nova abordagem, mais ampla e integrada, para impulsionar a eficácia e a eficiência das operações jurídicas. Nesse novo modelo, a palavra-chave é interatividade. Não podemos mais olhar isoladamente os fatores ou pilares tradicionais da gestão (PPT). O melhor time de profissionais já não é capaz de entregar resultados de alta performance sem utilizar tecnologias aderentes à nova cultura. É preciso interagir – integrar esses fatores e utilizá-los de forma sinérgica para impulsionar a eficiência e a produtividade nas atividades jurídicas.

Quando falamos em interação, é comum pensarmos apenas em integração entre sistemas, por meio de APIs (Application Programming Interfaces). Mas, essa abordagem vai além. A cultura interativa deve estar presente nas lideranças dos negócios jurídicos, sejam eles públicos ou privados, incluindo sociedades de advogados, setores públicos jurídicos e áreas jurídicas de empresas.

A interatividade (‘integratividade’ que propomos) no contexto da gestão jurídica moderna transcende simplesmente a colaboração entre as partes dos pilares existentes (PPT). Ela representa um redimensionamento das práticas tradicionais, onde a integração se torna um meio, fator preponderante para alcançar um objetivo mais amplo: a agilidade na tomada de decisões, a prevenção de demandas e falhas e a adaptação constante ao cenário de transformação que não se mostra mais “faseado’ (proposto em fases). 

A transformação hoje é constante e rotineira. Rever o modelo tradicional de gestão para estar adaptado aos ajustes constantes e necessários tornou-se imprescindível. Neste sentido, a interatividade, integração, não é apenas uma característica técnica, mas uma filosofia (modelo Legal Operations focado em Alta Performance), que permeia todos os aspectos da gestão, promovendo uma mentalidade de aprendizado contínuo e adaptação proativa.

Esse novo modelo passa pelo conceito de “plataformização” das soluções e tecnologias consumidas. Isso significa entender o posicionamento do negócio, quem são os envolvidos, o que queremos alcançar e por que queremos alcançar determinados resultados. Com base nesse entendimento, é possível escolher modelos tecnológicos verticais (plataformas) que entregam o novo modelo com pelo menos 80% de melhoria na performance, seguindo o princípio de Pareto.

É importante focar nos 20% das ações que impactam nos 80% dos resultados, sem ‘perder’ tempo, energia e recursos nas questões menos relevantes (que não compõem o core business do negócio). As tecnologias escolhidas para o novo modelo de gestão devem estar alinhadas com a facilidade e fluidez de integração com outras tecnologias que possam ser acopladas posteriormente à implantação do modelo.

A nova era da gestão jurídica está intrinsecamente ligada à nossa capacidade de interagir com os fatores tradicionais da gestão: pessoas, processos e tecnologia. Não devemos mais encará-los como elementos autônomos, mas sim como uma soma das partes que trabalham em conjunto para alcançar um objetivo comum. É preciso entender que a gestão é complexa e que não existem soluções tecnológicas únicas, isoladas, para solucionar problemas complexos. 

Além disso, é fundamental que os líderes das equipes jurídicas tenham uma mentalidade e cultura interativa. Enxergar além do negócio jurídico em si, compreender a importância das tecnologias e o impacto das mesmas no trabalho em equipe para alcançar os resultados esperados. 

O novo modelo que propomos de gestão jurídica já é uma realidade que impulsiona a produtividade e alavanca o crescimento do negócio, porque todas as ações e rotinas (meios) são pensados e voltados para a Alta Performance ou Eficiência dos serviços jurídicos (fim). Afinal, para que serve a Gestão senão como meio capaz de alavancar o sucesso da produção e a alta performance do negócio e dos serviços que estão sendo produzidos? A premissa permanece a mesma. Já os meios-métodos precisam ser revistos… ou os resultados que queremos e precisamos buscar, não serão alcançados.